Forside Privatlivspolitik

Privatlivspolitik på Campus Vejle

Efter Databeskyttelsesforordningens artikel 14 har vi pligt til at give dig en række oplysninger når vi modtager oplysninger om dig. Denne privatlivspolitik forklarer hvordan Campus Vejle behandler dine personlige informationer i forbindelse med din uddannelse eller dit kursusforløb.

Persondatalovgivning

Når Campus Vejle registrerer oplysning om dig, skal vi oplyse dig om:

  • hvem der er dataansvarlig
  • formålet med behandlingen af dine oplysninger
  • hvilket juridiskgrundlag vi har for at behandle dine oplysninger
  • hvilke kategorier af oplysninger der behandles
  • hvor vi har dine oplysninger fra
  • hvem dine oplysninger udveksles med og
  • dine rettidigheder som registreret

Dataansvarlig

Campus Vejle Boulevarden 48 7100 Vejle

Telefon: 72162616 E-mail: info@campusvejle.dk Hjemmeside: www.campusvejle.dk CVR-nummer: 37129712

Formål

Institutionen har brug for at indsamle, anvende og opbevare persondata i forbindelse din optagelse på og gennemførelse af uddannelse- og/eller kursusforløb enten facilitereret af eller gennemført på Campus Vejle.

Derudover bruges dine data til statistiske formål i anonymiseret form.

Denne politik beskriver hvordan vi håndterer, opbevarer og beskytter dine oplysninger.

Lovgrundlag

Vi behandler dine personlige data på et juridiske grundlag. De love og dertilhørende bekendtgørelser som danner grundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er:

  • Lov om de gymnasiale uddannelser
  • Forvaltningsloven
  • Offentlighedsloven
  • Databeskyttelsesforordningen
  • Databeskyttelsesloven
  • Lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse
  • Lov om erhvervsuddannelser
  • EUX-loven
  • Lov om vejledning om uddannelse og erhverv samt pligt til uddannelse, beskæftigelse m.v.
  • Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø
  • Lov om befordringsrabat til uddannelsessøgende i ungdomsuddannelser m.v.
  • Lov om statens voksenuddannelsesstøtte
  • Lov om Danmarks Evalueringsinstitut
  • Bek. om arbejdsmarkedsuddannelser.
  • Bek. Om undervisning mv. inden for forberedende voksenundervisning
  • Bekendtgørelse om udbetaling af økonomisk støtte til praktikophold i udlandet m.v. fra Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag

Vi registrerer følgende persondata om dig

Afhængig af uddannelse eller kursusforløb behandler vi flere af de følgende kategorier af personoplysninger om dig:

  • Navn
  • Kontaktoplysninger (adresse, tlf.nr., mailadresse)
  • Kontaktoplysninger på forældre/værger, når eleven/kursisten er under 18 år.
  • Cpr.nr
  • Dokumentation for tidligere uddannelse og erhvervserfaring
  • Uddannelsesplan
  • Købsaftale
  • Uddannelsesaftale
  • Billede (selv uploadet til studiesystemet)
  • Helbredsmæssige oplysninger i særlige tilfælde (sygeeksamen, specialpædagogisk støtte, fraværsopfølgning og trivselsforanstaltninger)

Kilder til persondata

Vi indhenter persondata om dig fra følgende aktører:

  • Optagelse.dk
  • Voksenuddannelse.dk
  • Virksomheder
  • Efteruddannelse
  • CPR-register
  • Jobcentre
  • Folkeskoler
  • eller direkte fra dig selv

Hvem ser dine data

På Campus Vejle er det kun ansatte der har en arbejdsmæssig begrundelse for at beskæftige sig med dine personoplysninger, der har adgang til dem.

Ud over ansatte på Campus Vejle kan nogle af dine oplysninger, ud fra et retsligt grundlag, blive videregivet eller overladt til følgende modtagere:

  • Andre uddannelsesinstitutioner
  • Skolens IT-leverandør – ESIS
  • Styrelsen for IT og Læring
  • Styrelsen for Uddannelse og Kvalitet
  • Undervisningsministeriet
  • Faglige udvalg
  • Jobcentre
  • Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte
  • Skolens revisor
  • Ungdommens Uddannelsesvejledning
  • Produktionsskoler
  • Forældre/værge til unge under 18 år.
  • Censorer udvalgt at undervisningsministeriet

Derudover kan dine personoplysninger bliver videregivet til en tredjepart, hvis Campus Vejle har indgået enten en databehandler eller samarbejdsaftale med disse. Dette kun i tilfælde af, at den eksterne leverandør bistår Campus Vejle med dennes retslige behandling af dine personoplysninger.

Anvendelse af data

Personoplysninger bruges alene i forbindelse med den nødvendige varetagelse af dit uddannelses- eller kursusforløb på Camus Vejle.

Alle brugere er ansvarlige for enhver brug af deres personlige adgange og konti og har pligt til at håndtere passwords mv. forsvarligt, således at de ikke kommer andre i hænde.

Opbevaring af data

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, der er et formål, og som minimum i hele den periode dit uddannelses- eller kursusforløb varer.

Vi opbevarer som hovedregel dine personoplysninger, så længe vi er juridisk forpligtet til.

Følsomme personoplysninger slettes 6 mdr. efter eleven/kursisten er stoppet og almindelige personoplysninger slettes 2 år efter eleven/kursisten er stoppet, med mindre lovgivningen foreskriver andet. Eksempler på lovgivning kunne være:

  • Karakterbeviser gemmes i 30 år
  • Uddannelsesaftaler gemmes 3 år efter uddannelsen er gennemført

Overførsel til lande udenfor EU/EEA

Vi overfører ikke data til lande udenfor EU/EEA.

Dine rettigheder

Som registreret har du med databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Disse rettigheder er:

  • retten til at få oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt)
  • retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret)
  • retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse)
  • retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt)
  • retten til begrænsning af behandling og gøre indsigelse
  • retten til at få transmitteret oplysninger til andre (dataportabilitet)
  • dataansvarlig skal underrette modtagere om sletning, begrænsning og berigtigelse.

Du kan finde mere om dine rettidigheder som registreret i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Du har altid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du ikke mener, at den måde vi behandler dine oplysninger på er korrekt. Du finder kontaktoplysninger til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk/kontakt

Særligt omring billeder samt samt video- og lydoptagelser

Campus Vejle kommunikerer og markedsfører sig i brochurer, på hjemmesider, på sociale medier m.m. I dette afsnit får du vigtig information om Campus Vejles brug af dine personoplysninger i den sammenhæng.

Formål med behandlingen

Vi anvender billeder og video- og lydoptagelser af og med elever/kursister for at fortælle om livet på skolen, de faglige og sociale aktiviteter, skolens tilbud, for at ønske elever tillykke og for at tiltrække nye elever.

Vi behandler normalt billeder og video- og lydoptagelser med almindelige, ikke-følsomme oplysninger. I få tilfælde kan de indeholde følsomme personoplysninger fx religiøs hovedbeklædning, en halskæde med et kors eller en person med et synligt handicap.

Det juridiske grundlag for indsamling og behandling af personoplysningerne

Når vi opbevarer og offentliggør billeder og video- og lydoptagelser, sker det primært fordi, skolen har legitime interesser i at fortælle om livet på skolen, både de sociale og faglige aktiviteter, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra e

Nogle gange har vi brug for at indgå en aftale om brug af billeder med dig eller dine forældre/værger, hvis du er umyndig. Det er særligt, når vi vil markedsføre skolen, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra b. I den forbindelse registrerer vi også dine kontaktoplysninger. Alternativt indhenter vi dit samtykke til behandlingen, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra a.

Hvis vi behandler følsomme personoplysninger, f.eks. religiøs hovedbeklædning, en halskæde med et kors eller et billede af dig i kørestol, indhenter vi dit samtykke, jf. GDPR art. 9, stk. 2, litra a, og art. 6, stk. 1, litra a.

Tilbagetrækning

Du har altid ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, vil tilbagekaldelsen ikke påvirke offentliggørelsen og videregivelsen før tilbagekaldelsen. Fx kan vi ikke trække brochurer og reklamer tilbage, hvis de allerede er trykt, men vi kan godt fjerne et billede af dig på hjemmesiden, sociale medier m.v.

Skolen eller en af vores samarbejdspartnere tager billeder og video- og lydoptagelser af og med dig. Det er frivilligt, om du vil være med på billedet eller video- og lydoptagelser. Du er ikke forpligtet til at være med, og det har ingen konsekvenser for dig, hvis du ikke ønsker at være det.

Når vi tager billeder og video- og lydoptagelser til brug for markedsføring, indgår vi som udgangspunkt en aftale om brug af billeder, eller du giver samtykke til det. For at vi kan indgå disse, giver du os dine kontaktoplysninger, som vi opbevarer sammen med aftalen og samtykket. Konsekvensen af at du ikke giver os dine personoplysningerne vil være, at vi ikke kan indgå aftalen med dig.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte Campus Vejle på info@campusvejle.dk

Videregivelse af personoplysningerne

Billeder og video- og lydoptagelser kan blive delt og offentliggjort på sociale medier (f.eks. Facebook, TikTok, LinkedIn, Instagram), hjemmeside og Campus Vejles intranet og via andre online og fysiske kanaler fx brochurer.

Opbevaringsperiode

Vi opbevarer personoplysningerne, så længe det er nødvendigt for at kunne opfylde de ovenfor anførte formål.

Ret til at gøre indsigelse

Du har ret til at – af grunde, der vedrører din særlige situation – at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, hvor hjemmelen er legitime interesser eller offentlige interesser. Skolen må derefter ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre kan påvise meget gode grunde til behandlingen, der går forud for hensynet til dig, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Du har fx ret til at gøre indsigelse, når skolen tager billeder, video- og lydoptagelser af store forsamlinger eller på afstand, da vi ikke mulighed for at spørge dig først, om du vil være med på billedet. Hvis der er en fotograf i nærheden, og du ikke ønsker at være med på billeder, kan du også gå væk fra kameraet eller sige det til fotografen.

AI-Chatbot 

På vores hjemmeside tilbyder vi en chatfunktion, leveret af GetKarla.ai, vores chatbot-udbyder. Denne funktion er skabt for at hjælpe dig med nemt at finde den information, du søger, og for at forbedre din brugeroplevelse. For at optimere chatfunktionens ydeevne indsamles og analyseres data fra interaktioner. Vi opfordrer derfor til, at du undgår at dele følsomme personoplysninger i chatten. Du kan læse mere om, hvordan vi håndterer og opbevarer data relateret til chatfunktionen, på følgende link: https://getkarla.ai/data-og-sikkerhed/

Sociale medier

Når vi bruger Facebook og Instagrams funktion ”Indsigt i Side/Stories”, er både Skolen og mediet ansvarlig for personoplysningerne. Du kan læse mere om det her https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum (vælg dansk nederst på siden, hvis den kommer frem på engelsk).