Skoleophold og valgfag

Kommunikation er en grundlæggende og meget vigtig administrativ kernekompetence.

Den administrative medarbejder skal selvfølgelig kunne formulere sig såvel skriftligt som mundtligt, på en måde der gør det kommunikerede budskab let forståeligt for modtageren/ målgruppen.

Dette fag har fokus på, hvordan du arbejder selvstændigt med at formulere faglige tekster. Herunder f.eks., hvordan man omsætter en mundtlig besked til professional skriftlig kommunikation, eller hvordan man omsætter og udfolder et skriftligt materiale til et mundtligt oplæg.

Formålet med faget er, at du kan løse sine arbejdsopgaver med en professionel tilgang til det skriftlige og mundtlige sprog.

Målpinde:

1. At kunne kommunikere et skriftligt budskab på baggrund af en mundtlig besked og omvendt, herunder omsætte en mundtlig besked fra en kollega til en skriftlig besked til en kunde, hvor du omformulerer talesproget til professionelt skriftsprog og med relevant disposition.
2. At kunne tale situationsbestemt med kolleger, kunder og andre interessenter, herunder tilpasse sit ordvalg og emnevalg til den professionelle samtale.
3. At kunne foretage kvalitetssikring af egne og andres tekster og kan anvende hjælpemidler hertil, fx korrekturlæsning, opsætning, tegnsætning, layout og versionering
4. At kunne vurdere, hvorvidt det er mest hensigtsmæssigt at kommunikere mundtligt, skriftligt eller digitalt, når du formidler en intern besked, en mødeindkaldelse, besked til en kunde, en aftale eller lignende
5. At kunne tage forskellige referater og deltage i tilrettelæggelse, afvikling og opfølgning af møder med såvel fysisk som virtuel tilstedeværelse, herunder håndtere digitale funktioner i forhold til virtuelle møder.

Optimering er en administrativ kernekompetence, der får stadig større betydning i organisationerne og samtidigt en kompetence, hvor den administrative medarbejder kan have en afgørende indvirkning på virksomhedens forretningsgrundlag.

Derfor har dette fag fokus på hvorledes metoder og værktøjer kan bidrage til optimering af administrative arbejdsopgaver og processer.

Formålet med faget er, at du kan kortlægge, analysere og optimere administrative arbejdsopgaver samt beregne de økonomiske konsekvenser af optimeringen. Derudover skal du kunne planlægge og optimere sin egen arbejdsdag.

Målpinde:

1. At kunne kortlægge, analysere og optimere konkrete administrative arbejdsfunktioner og udregne de økonomiske påvirkninger heraf
2. At kunne anvende relevante værktøjer til optimering, herunder it værktøjer til mødehåndtering, aftalestyring, adresselister og lignende
3. At kunne minimere ”tidsrøvere”, der hindrer effektivitet i arbejdsdagen, herunder håndtere mails, møder, kolleger mv. på en effektiv og optimal måde
4. At kunne vurdere, hvorvidt optimering af egne administrative arbejdsgange påvirker andre funktioner i virksomheden og vurdere, hvad der er bedst for virksomheden som helhed
5. At kunne udarbejde manualer/standardbeskrivelser til andre personalegrupper om optimering af en administrativ arbejdsgang og dens betydning for andre personalegruppers arbejdsrutiner
6. At kunne anvende modeller til at implementere og vedligeholde løbende forbedringer, dvs. justere sine arbejdsrutiner ud fra en given optimering
7. At kende til Robot Process Automation (RPA), og hvordan automatisering kan påvirke udviklingen af administrative arbejdsprocesser.

Du skal i dette forløb lære at understøtte koordination af projekter. Med koordination tænkes her på koordinationsrollen og ikke på projektledelse. Således er det den administrative medarbejders opgaver, der er i fokus, og som du skal arbejde med i undervisningen.

Fokus er på at give du metoder til at bidrage/kvalitetssikre/optimere sin rolle.

Formået med faget er, at du kan indgå i arbejdsopgaver på tværs af virksomheden både internt og eksternt.

Målpinde:

1. At kunne koordinere mindre projektopgaver i virksomheden
2. At kunne anvende metoder og it værktøjer til at prioritere egne arbejdsopgaver i forhold til fx, hvilke der har forrang for andre, og i forhold til tidsfrister
3. At kunne kvalitetssikre egne arbejdsopgaver, herunder anvende it værktøjer til projektadministration og forstå hvordan kvaliteten af eget arbejde påvirker andre personalegrupper positivt/negativt
4. At kunne udfylde og ajourføre forskellige projektdokumenter og vedligeholde disse fx risici, interessenter, ressourcer, opgave- og tidsstyring
5. At have forståelse af egne stærke og svage sider i samarbejdet med andre af virksomhedens medarbejdere, samt kan genkende andre medarbejderes roller og funktioner i opgaveløsningen.

På dette skoleophold arbejdes med både håndtering af data samt GDPR-lovgivning. 

Udviklingen inden for virksomhedernes dataindsamling og -behandling går stærkt, og administrative medarbejdere skal dels kunne behandle og kvalificere meget forskellige og meget store mængder af data og dels kunne håndtere personfølsomme data i overensstemmelse med virksomhedens dataetik og regler for databeskyttelse og -sikkerhed.

Formålet med faget er, at du kan håndtere virksomhedens data og præsentere data, herunder visuelt, samt at du kan håndtere data i forhold til beskyttelse af personoplysninger.

Målpinde:

1. At kunne udpege forskellige datatyper og datakilder i virksomheden og kan anvende dem i forhold til udvalgte arbejdsopgaver.
2. At kunne anvende grundprincipper for dataetik og datasikkerhed og beskyttelse af personoplysninger.
3. At kunne kan anvende regneark til at oprette og redigere f.eks. kundelister, eleven kan analysere data om f.eks. salg ved at sortere og filtrere, eleven kan beregne nøgletal ved at anvende simple formler og eleven kan benytte funktioner til rapportering og præsentation.
4. At kunne rense data i forhold til opstillede kvalitetskrav.
5. At kunne vurdere, hvordan analyse af Big Data kan bidrage til virksomhedens udvikling, herunder effektivisering af arbejdsprocesser.

OBS: Dette fag er nyt, og er kun obligatorisk, hvis din uddannelsesaftale starter efter 1. august 2022.

Faget giver træning i at bruge forskellige former for kommunikation målrettet målgruppen. Vi arbejder med relevante kommunikationsmodeller til mundtlig kommunikation, og bruger konflikttrappen som teknik til at løse konflikter med kolleger og kunder. Desuden runder vi også personlighedsprofiler og kommunikation gennem kropssprog. Arbejdet foregår fortrinsvist i mindre grupper. Sidste undervisningsdag afslutter vi ugen ved at præsentere en samlet case foran holdet. 

I dette fag er der fokus på, hvordan kunstig intelligens, digitale værktøjer og automatisering af administrative rutiner kan skabe øget værdi, kvalitetssikring og effektivisering i virksomheden.

Du lærer mere om kunstig intelligens og hvordan det griber ind i kontorjobbet, både nu og i fremtiden. Du lærer den nye disciplin ”at prompte”, så du får mest muligt ud af AI-værktøjer, som fx ChatGPT. Du får også mulighed for at bygge din egen chatbot og lærer at bygge softwarerobotter (RPA), som kan løse administrative opgaver i din virksomhed.

Det er et ”hands-on” valgfag, hvor de forskellige programmer og platforme afprøves i praksis. Der er ikke krav om særlige IT-skills for at kunne deltage i valgfaget.

Faget giver træning i at tilpasse sit skriftlige sprog til at fremme forskellige formål og tilpasse sin kommunikation til forskellige platforme. Du skal lære at vurderer konsekvenser af din skriftlige kommunikation i forhold til virksomhedens etiske, juridiske og økonomiske ansvar. Vi arbejder med en vifte af kommunikationsformer som pressemeddelelser, sociale medier og kundebreve med udgangspunkt i din hverdag. Du skal derfor medbringe kommunikationsmateriale fra din arbejdsplads, så vi bedst kan tage udgangspunkt i, hvad der er relevant for dig. Faget afsluttes både ved mundtlig fremlæggelse af analyse og ved aflevering af skriftelige produkter, som bedømmes af din underviser.

Dette valgfag klæder dig på til fagprøven. Alle relevante krav, rammer og dokumenter bliver
gennemgået, og du får tips til hvilke problemstillinger og teorier du kan inddrage i din fagprøve. Faget giver også træning i at disponere emner og skabe overblik og struktur i projektrapporter samt arbejde med informationsindsamling.

Her lærer du, at præsentere et givent emne over for en defineret målgruppe. Der lægges i faget vægt på personlig udvikling i forhold at flytte grænser i relation til at være ”centrum” for et publikums opmærksomhed…. Noget som kan udfordre de fleste. Du bliver introduceret til relevante teknikker, og trænes i at formulere budskaber såvel mundtligt som skriftligt (dog primært mundtligt) så de ”taler” til målgruppen. Når faget er gennemført, har du en solid værktøjskasse indeholdende teknikker til- og viden om hvordan man bedre fanger sit publikums interesse og opmærksomhed.